Instalación,
Migración de Datos y Mantenimiento de ELAGestión
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Introducción:
ELAGestión es muy fácil de usar y ha sido desarrollada con el firme propósito de que se pueda mantener por los
usuarios de los mismos Ayuntamientos que la utilizan, con ayuda siempre disponible y siempre gratuita.
Todas las Aplicaciones desarrolladas con FDGDatabase se componen de tres Bases de Datos:
- ELAGestion.mdb - Contiene la funcionalidad a medida de la Aplicación con Datos para Pruebas.
- FDGLibrary.mde - Contiene la funcionalidad estándar de la Aplicación.
- ELAGestionD.mdb - Contiene los Datos reales del Ayuntamiento (Datos de Producción)
Para cualquier consulta o ayuda, no dude en contactar a: fdgdatabase@hotmail.com
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1. Instalación
1.01 Requisitos de la Aplicación.
1.02 Instalación para Monousuario (Producción)
1.03 Instalación para Multiusuario (Producción)
1.04 Recompilación del código de ELAGestion.mdb
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2. Migración de Datos
2.01 Migración de Datos desde otras Aplicaciones a ELAGestión
2.02 Migración de Datos desde desde ELAGestión a otras Aplicaciones
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3. Mantenimiento
3.01 BACKUP Copias de Seguridad
3.02 Compactar las Bases de Datos
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1.01 Requisitos de la Aplicación.
Las Aplicaciones desarrolladas con el prototipo de FDGDatabase requieren la versión Completa o Run-Time
de Microsoft Access 2003 o mayor y Windows XP o mayor
Las versiones de Access 2007 o mayor de Run-Time son gratuitas.
Para descargar ELAGestión con instrucciones de su instalación haga clíc en: Descargas
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1.02 Instalación para Monousuario (Producción).
La Instalación para Monousuario es ideal para los pequeños Ayuntamientos que requieren una Aplicación muy
fácil de instalar y de mantener con básica seguridad de acceso a los datos.
Solo necesita instalar la Aplicación.
Existen dos tipos de instalaciones, Automática y Manual, depende de la versión de Access que se utilize:
- Instalación Automática - Simplemente Ejecutar el paquete de Instalación automática.
- Instalación Manual - Simplemente Copiar los archivos correspondientes donde desea su instalación.
Nota: Para los nuevos Ayuntamientos necesita copiar ELAGestionDSinDatos.mdb y eliminar la palabra
"SinDatos" del nombre.
El Mantenimiento para Monousuario es básicamente hacer los BACKUP diarios Copias de Seguridad
y Compactar las Bases de Datos una vez al mes o cuando lo considere necesario, depende de su uso.
El proceso de Compactar las Bases de Datos es simplemente hacer clíc en la utilidad del Menú y seleccionar:
- Compactar/Reparar Monousuario utilizando la Clave de Acceso "Permisos Todos"
ELAGestion.mdb (Base de Datos Pruebas)
- Compactar/Reparar Multiusuario utilizando la Clave de Acceso "Administrador"
ELAGestionD.mdb (Base de Datos Producción)
Para descargar ELAGestión con instrucciones de su instalación haga clíc en: Descargas
En el botón Base de Datos Parámetros (Administración de la Aplicación) puede elegir diferente color de la
portada para diferenciar los datos que está utilizando:
LAGestion.mdb - Base de Datos de Pruebas (Etiqueta: Seleccionar color para Monousuario)
ELAGestionD.mdb - Base de Datos de Produccion (Etiqueta: Seleccionar color para Multiusuario)
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1.03 Instalación para Multiusuario (Producción).
La Aplicación para Multiusuario es ideal para los pequeños Ayuntamientos que requieren una Aplicación
para ser usada por múltiples usuarios simultáneamente en la red con un nivel de seguridad alto en el acceso
de los datos.
Existen diferentes opciones de instalación en la red, depende del nivel de seguridad y el tipo de instalación
requerido: Network File System o Microsoft SQL Server
La opción más simple, fácil de mantener y más apropiada para pequeños Ayuntamientos: Network File System
1. Copie: La Base de Datos ELAGestionD.mdb a la red. Ejemplo:
C:\FDGDatabaseELAGestion\ELAGestionD.mdb a G:\FDGDatabaseELAGestion\ELAGestionD.mdb
2. Seleccione en la Clave de Acceso: Administrador, el Menú: Administración de la Aplicación
3. Haga clíc en el botón: Vincular Tablas y escriba o busque. Ejemplo:
G:\FDGDatabaseELAGestion\ELAGestionD.mdb
4. Seleccione en el Menú: Conectar Base de Datos Multiusuario.
Nota: Para los nuevos Ayuntamientos necesita copiar ELAGestionDSinDatos.mdb y eliminar la palabra
"SinDatos" del nombre.
Para descargar ELAGestión con instrucciones de su instalación haga clíc en: Descargas
En el botón Base de Datos Parámetros (Administración de la Aplicación) puede elegir diferente color de la
portada para diferenciar los datos que está utilizando:
ELAGestion.mdb - Base de Datos de Pruebas (Etiqueta: Seleccionar color para Monousuario)
ELAGestionD.mdb - Base de Datos de Produccion (Etiqueta: Seleccionar color para Multiusuario)
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1.04 Recompilación del código de ELAGestion.mdb
Las Aplicaciones desarrolladas con el prototipo de FDGDatabase son compatibles con las versiones de
Microsoft Access 2003 o mayor y el Sistema Operativo de Windows XP o mayor.
En algunas ocasiones, si ELAGestion.mdb ha sido compilada en diferente versión de Access o del Sistema
Operativo donde va a ser ejecutada, es necesario recompilar ELAGestion.mdb.
El proceso de recompilación se compone de dos pasos simples y necesita la versión completa de Access:
Paso 1 - Recrear ELAGestion.mdb utilizando la version vacia de FDGDatabaseTemplate.mdb
- Descarge el archivo comprimido FDGDatabase2003V103.zip que contiene FDGDatabaseTemplate.mdb
- Cambie el nombre de ELAGestion.mdb a ELAGestion20100330.mdb o cualquier otra fecha.
- Cambie el nombre de FDGDatabaseTemplate.mdb a ELAGestion.mdb
- Transferir todos todos los objectos (tablas, etc.) de ELAGestion20100330.mdb a ELAGestion.mdb como
indica la siguiente ilustración.
Paso 2 - Recompilar la nueva versión de ELAGestion.mdb que acabamos de recrear.
Asegúrese que tiene FDGLIbrary.mde en la misma carpeta donde está recompilando ELAGestion.mdb
- Para visualizar la siguiente pantalla necesita abrir cualquiera de los modulos en vista Diseño y hacer clic
en Debug y Compile FDGDatabase.
Una vez compilada ELAGestion.mdb observará que el texto de 'Compile FDGDatabase' cambia de oscuro
a claro indicando que ha sido compilada.
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2.01 Migración de Datos desde otras Aplicaciones a ELAGestión
La migración de datos a ELAGestión es simple y la rapidez de su conversión realmente depende más bien del
formato y la calidad de los datos del Ayuntamiento que necesitan ser integrados.
En el caso de Ayuntamientos muy pequeños, en los cuales los procesos aún son manuales, se trata de
agregar los datos manualmente y corregirlos al mismo tiempo que se convierten, si fuese necesario.
Proceso de Migración de Datos:
Si tiene conocimientos y experiencia acerca de Conversión de Datos, la siguiente información es todo lo que
necesita.
Si por el contrario es algo que nunca ha realizado, existe ayuda totalmente gratuita.
En cualquiera de los casos contacte siempre a: fdgdatabase@hotmail.com para hacer la conversión juntos:
- La Base de Datos ELAGestionD.mdb contiene todos los datos del Ayuntamiento y se utiliza para ambos
modos: Monousuario y Multiusuario.
- Datos necesarios del Ayuntamiento y el orden en que deben ser agregados:
1. tbl01table003 - Tabla de Nombres y Apellidos, Datos Personales y Empadronamientos
2. tbl01table001 - Tabla de las Propiedades, Arbitrios, Agua y Basura
3. tbl01table002 - Tabla de Otros segundos Propietarios de las Propiedades.
- Datos necesarios del Ayuntamiento que se pueden agregar manualmente.
4. tbl01table010 - Tabla de datos del Ayuntamiento: Nombre y Direccion, Cuentas Bancarias, Tarifas, etc.
- Datos opcionales del Ayuntamiento que se pueden emigrar pero no son necesarios para su implementación.
5. tbl01table004 - Tabla de Terceros - Documentos de Entrada y Salida
- Images para personalizar la Aplicación:
Municipalidad.jpg - Esta imagen es para personalizar su Aplicación cuando se abre y es opcional.
Puede ser la imagen de su Ayuntamiento o Municipalidad.
Logotipo.jpg - Este es el Logotipo del Ayuntamiento que aparece en todos los Certificados, Facturas,
Gráficos e Informes.
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2.02 Migración de Datos desde ELAGestión a otras Aplicaciones
Este tipo de migración de datos nunca o muy raramente lo necesitará, sin embargo ha sido incluido aquí más
bien para su tranquilidad, confianza y garantía en ELAGestión.
Imagínese el peor de los casos: ELAGestión dejó de funcionar y nadie puede ayudar.
Los datos del Ayuntamiento están siempre garantizados por los BACKUPS - Copias de Seguridad, totalmente
organizados e integrados y en mejores condiciones que los que tenia antes de emigrarlos a ELAGestión.
Todas las oportunidades que se nos presentan en la vida tienen su beneficio, su garantía y su riesgo y depende
de nosotros mismos saber evaluarlas para aprovecharlas o dejarlas marchar.
ELAGestión ha sido desarrollada con Microsoft Access™ que es la más poderosa y popular base de datos de
escritorio en el mundo y por un Profesional que tiene más de 30 años de experiencia, por lo tanto el beneficio
y la garantía es enorme comparado con un riesgo muy pequeño.
En cuestión de una semana los datos pueden ser convertidos a otra aplicación.
La Base de Datos ELAGestionD.mdb contiene todos los datos del Ayuntamiento:
Datos necesarios de la Conversión:
- tbl01table004 - Tabla de Terceros - Documentos de Entrada y Salida
- tbl01table003 - Tabla de Nombres y Apellidos, datos Personales y Empadronamientos
- tbl01table001 - Tabla de Propiedades, Primer Propietario, Arbitrios, Agua y Basura
- tbl01table002 - Tabla de Otros segundos Propietarios de las Propiedades.
Datos opcionales de la Conversión:
- tbl01table012 - Tabla de Transacciones Financieras
- tbl01table015 - Tabla de Transacciones de Agua
- tbl01table010 - Tabla de datos del Ayuntamiento: Nombre y Dirección, Cuentas Bancarias, Tarifas, etc.
- tbl01table005 - Tabla de Facturas generadas
El resto de las tablas, normalmente no necesitan ser emigradas porque contienen datos estáticos del
Ayuntamiento y de la funcionalidad de la Aplicación,
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3.01 BACKUP - Copias de Seguridad
Las Copias de Seguridad son vitales; no espere como otros, a que ocurra la catástrofe de una pérdida de datos
para aprender.
Las razones para perder los datos pueden ser muchísimas, pero ninguna de ellas es una excusa válida:
"Robo, incendio, fallos de software y hardware, empleados y colaboradores con fácil acceso a la información,
virus de rápida propagación, el correo basura, etc. etc. etc."
! No tome ningún riesgo, tenga la tranquilidad de saber que sus datos están seguros en todo momento !
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3.02 Compactar las Base de Datos
Necesitamos Compactar las Bases de Datos cuando observamos problemas con la Aplicación o funciona más
lenta debido a insertar y eliminar muchos datos.
Desde el Menú de la Aplicación podemos ejecutar las siguientes funciones de mantenimiento.
1. Compactar/Reparar Monousuario - Compactar la Base de Datos de la Aplicación ELAGestion.mdb
Clave de Acceso: Permisos Todos
2. Compactar/Reparar Multiusuario - Compactar la Base de Datos de Producción ELAGestionD.mdb
Clave de Acceso: Administrador